Заказчик

ООО "Новый город"

Сайт заказчика

http://ngorod60.ru/

Продукты использованные в решении

Office 365

Сфера бизнеса

Розничная торговля и потребительские товары

Размер организации

Средний (50-250 сотрудников)

Страна

Россия



Быстро и экономно: создание единой системы внутренних коммуникаций в ООО "Новый город" на платформе Office 365

ООО «Новый город» работает на рынке Псковской области с 2000 года. В связи с ростом бизнеса и развитием распределенной сети площадок у руководства компании возникла потребность легализации и стандартизации офисных приложений на 25 компьютерах, а также внедрения единой и защищенной системы коммуникаций.

Выбранное облачное решение Office 365 для малого бизнеса позволило выполнить эти задачи в сжатые сроки и с минимальными инвестициями. Важно, что оно легко интегрируется с используемой у заказчика СЭД Directum и надежно работает с «1С: Предприятие». Реализация проекта явилась одним из основных факторов роста эффективности и повышения качества бизнес-процессов ООО «Новый город».

«Для нас Office 365 стал «рабочей лошадкой» – надежной, быстрой и послушной. Microsoft Office 2013 Профессиональный Плюс с поддержкой Exchange, Lync, SharePoint открыл для нашей компании перспективы дальнейшего развития за счет сокращения временных затрат на работу с документами, улучшения внутренних и внешних коммуникаций, повышения качества работы с нашими клиентами и партнерами.» - Дмитрий Хитрый, менеджер по развитию, ООО «Новый город»

О заказчике

ООО «Новый город» (г. Псков) – один из ключевых поставщиков строительных материалов оптом и в розницу в Псковской области. Компания работает с 2000 года. Сотрудничает с такими производителями, как «Кнауф», «Парок», «Текс», «Тиккурила», «Плитонит», «Церезит», «Крепс», «Аэрок», «Победа ЛСР». Клиенты ООО «Новый город» – крупные строительные компании, точки розничной торговли строительными материалами, частные лица.

Ситуация

В настоящее время «Новый город» представляет собой распределенную систему площадок, включающую главный офис, крупную стройбазу и два магазина. Количество сотрудников достигло 50 человек, 25 из которых являются пользователями персональных компьютеров. Количество новых документов, создаваемых в компании ежедневно, за последние годы выросло с 20 до 700 в день. Это счета, коммерческие предложения, акты, договора и т.д. К 2013 году на предприятии потребовалось провести стандартизацию приложений Microsoft Office: стала очевидной проблема совместимости документов разных версий, и, как следствие, возникли трудности в ведении документооборота.

Компании потребовалось оптимизировать процессы взаимодействия сотрудников и повысить информационную безопасность коммуникаций за счет внедрения корпоративного портала, телефонии и электронной почты.

Выбирая решение из продуктов других компаний, включая открытые системы, менеджеры ООО «Новый город» руководствовались целесообразностью и эффективностью использования продукта.

Решение

В результате в ООО «Новый город» остановились на решении на базе Office 365 для малого бизнеса расширенный.

«Интерфейс Microsoft Office хорошо знаком нашим сотрудникам, что обеспечивает легкую и быструю миграцию в обновленную среду. В отличие от бесплатных аналогов, Microsoft Office предоставляет высокие гарантии безопасности и более широкие возможности для корпоративных коммуникаций и документооборота. Что касается цены лицензий, то на стандартные средства лицензирования нам потребовалось бы направить порядка 400 тыс. рублей. Облачное решение Office 365 для малого бизнеса расширенный стоит 11 тыс. рублей в месяц за всех пользователей. Сэкономленная сумма участвует в обороте компании и приносит доход. Возможность в любой момент докупить или закрыть лицензии позволяет оперативно контролировать расходы на ИТ», – рассказывает менеджер по развитию ООО «Новый город» Дмитрий Хитрый.

Внедрение провел партнер Microsoft в г. Пскове ГК «Формоза». Реализация проекта проходила с марта по май 2013 года.

«Мы приятно поражены той экономией сил и средств, которую обеспечивает Office 365 для малого бизнеса расширенный. Длительность телефонных, личных, вербальных коммуникаций благодаря Microsoft SharePoint и Microsoft Outlook сокращается почти вдвое. Microsoft Lync обеспечивает конфиденциальность и безопасность коммуникаций между сотрудниками, взаимодействие в рамках единой корпоративной системы повышает их ответственность за счет формализации диалогов. Существенно возрастает скорость подписания документов, принятия решений, подготовки качественных высокоуровневых коммерческих предложений и презентаций, что, безусловно, способствует повышению репутации нашей компании среди партнеров и клиентов», – говорит Дмитрий Хитрый.

Немаловажно, что обновление решения до актуальной версии происходит автоматически.

Преимущества

В результате при сохранении фонда оплаты труда на прежнем уровне оборот компании ООО «Новый город» вырос на 40 %. Так, раньше подготовка стандартного коммерческого предложения менеджером могла составлять 40 оплачиваемых минут рабочего времени, а сейчас за счет применения Microsoft Publisher и встроенной в него таблицы Excel эта же работа выполняется за 2 минуты. Если прежде сотрудник проводил в очереди у кабинета директора в среднем 12 минут своего оплаченного времени, то сейчас он может задать вопрос директору и генеральному директору за секунды. Например, ранее на отправку электронных документов внутри компании тратилось в среднем 3 минуты, в Microsoft Lync это происходит за 2 секунды. Microsoft OneNote позволяет делать быстрый сравнительный анализ документов.

«Раньше, чтобы запросить недостающий акт сверки, бухгалтер звонил сотруднику и просил предоставить некий акт с неким контрагентом к определенному сроку. Сотрудник в этот момент, возможно, общался с клиентом или находился за рулем, он мог неправильно запомнить информацию или просто ее забыть. Теперь просьба осуществляется письменно, с указанием всех данных, сотрудник видит сообщение и отвечает на него, когда действительно может дать аргументированный ответ. В результате сотрудник четко выполняет поручение. История переписки ведется в Microsoft Outlook в специальной папке «Журнал бесед». Другой пример – администратор может научить директора, например, очистке буфера обмена в Microsoft Excel просто при беседе в Microsoft Lync: запросить и получить разрешение от него на доступ к рабочему столу компьютера, открыть файл и продемонстрировать действие. Все это очень экономит время», – рассказывает Дмитрий Хитрый.

С точки зрения информационных технологий внедрение принесло значительное увеличение скорости процессов интеграции совместимых систем, сделало реальным запуск СЭД Directum, открыло новые возможности обработки данных. Также важно, что данное ИТ-решение может администрировать специалист, не являющийся программистом, что тоже ведет к снижению затрат. К тому же в рамках одного решения администратору проще оказывать помощь пользователям.

В планах ООО «Новый город» – более широкое использование функций корпоративного портала и дальнейший перенос в облако корпоративной программной инфраструктуры. «Мы надеемся и дальше строить инфраструктуру на базе надежных и проверенных решений компании Microsoft», – говорит Дмитрий Хитрый.

ХОТИТЕ УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ?

Мы всегда на связи

Хотите подробностей? Сориентировать по цене? Назначить встречу со специалистом?
 

Наш рабочий график
Понедельник-Пятница
С 9.00 До 18.00
 

По телефону:
+375 29 3056789
 

Также в любое удобное для вас время вы можете оставить сообщение

Отправив письмо на наш адрес info@idb.by

В нашей группе на LinkedIn

Заполнив форму обратной связи слева